45分钟会议：节省时间和钱！

当你正在处理一个重要项目时，突然跳出来一个新窗口，内容与当下工作完全无关，而是Outlook令人讨厌的提醒！还有15分钟您将有一个会议…还有10分钟…还有5分钟…

作为一家鼓励交流与合作的全球企业，我们都在参加会议上花费了大量时间。然而，大部分会议实属浪费时间！研究表明30%的会议时间是没有效益的。

也许你不相信，大部分的会议能在45分钟内结束！这是最完美的时间长度。根据研究，与会者的注意力只有41分钟，之后便开始准备他的购物清单了。

会议准备。。。

• 你的会议内容是什么？请用一句简单的话回答！如果你回答不了，请先做调查，因为你还没有做好开会的准备！

• 只邀请需要参加的人。

• 尊重其他地区与会者的工作时间。

• 准备一份清晰的时间表以及每项内容讨论所需的时间。提前告知与会者，不要临开会前一分钟增加新的内容。

• 提前发送与会者会议资料，让他们有时间了解相关内容。如果资料没有准备好，请重新安排会议时间！

• 如果你使用PPT，请简短明了，与会议内容相关。每一页幻灯片最多用5分钟讲解：一次45分钟的会议，你只需要9页幻灯片。

需要加附件么？不要放在会议通知的邮件中发送给大家。会议附件会存在你的收件夹里并占据服务器资源。最好的办法是利用共享文件夹。将文件拷贝到文件服务器上，并右键取得文件的URL地址，把这个地址粘贴在邮件中即可。

如果是你主持会议。。。

• 戴上手表！准时开始，准时结束，并严格遵守你的时间表

• 你的工作主持会议。另外找人做会议记录。

• 确保会议内容不要跑题。及时打断无关内容，抓住重点，总结发言，推动话题进行。

• 限制讨论，在适当的时候对不同意见表示同意。以达成共识为目标，而非消除异议。

• 每一项共总内容都要分配给具体的与会者，并制定限期！

如果你是与会者。。。。

• 你需要参加么？如果不如要，拒绝邀请。

• 会议开始前了解相关资料！如果你没有，拒绝邀请。

• 注意！会中回复e-mail或是即时通信充满诱惑。但请不要这样！当你集中注意力时会增加会议的效率。

会议结束时。。。

• 回顾讨论及执行内容。

• 保持礼貌！社交也是很重要的，请在会议结束时对与会者表示感谢！

• 花两分钟时间评估会议，并与参加者讨论下是否有需要改进的地方。。。

会议后。。。

• 马上发出会议纪要及执行内容。

• 跟踪执行情况。如果会上的决定没有得到执行，那就好像会从没开过一样。。。