小超市型需求分析

 

超市管理系统需求分析

 

目录

1项目计划

1.1系统开发目的

1.2背景说明

1.3项目确立

2逻辑分析与详细分析

2.1需求分析

2.2目标

2.3数据流程图

2.4系统功能

2.5系统开发步骤

2.6用户的特点

2.7假定与约束

3小结

1项目计划

1.1系统开发目的

(1) 大大提高超市的运作效率。

(2) 通过全面的信息采集和处理，辅助提高超市的决策水平。

(3) 使用本系统，可以迅速提升超市的管理水平，为降低经营成本， 提高效益，增强超市扩张能力，提供有效的技术保障。

1.2背景说明                                       

21世纪，超市的竞争也进入到了一个全新的领域，竞争已不再是规模的竞争，而是技术的竞争、管理的竞争、人才的竞争。技术的提升和管理的升级是连锁超市业的竞争核心。零售领域目前呈多元发展趋势，多种业态：超市、仓储店、便利店、特许加盟店、专卖店、货仓等相互并存。如何在激烈的竞争中扩大销售额、降低经营成本、扩大经营规模，成为超市努力追求的目标。

1.3项目确立

针对超市的特点，为了帮助超市解决现在面临的问题，提高超市的竞争力，我们将开发 “超市管理系统”

2逻辑分析与详细分析

2.1需求分析

超市的发展必需要解决以下问题：

(1)  物流管理方式落后，很难根据销售、库存情况，及时进行配货、补货、退货、调拨。

经过我们的调查发现，超市在物流管理方面，仍使用传统的人工管理模式，浪费人力资源，效率低，准确率低。有些商品紧缺，顾客要排队购买或商品供不应求，使顾客大为不满，还有一些商品，长期积压，损坏严重，造成重大经济损失，引起销售人员的极大不满，以多次向超市管理人员反映，但此类问题仍屡屡发生，得不到根本性的解决，已引起总经理的高度重视。

连锁超市是以零售为前导，以商品进销，存配，流转管理为基础。一个大型超市，它的物流管理势必非常复杂，如果没有一个强大的信息系统来支持，那么就会造成一部分商品大量积压，而另一些商品供不应求的局面，这种局面必然会给超市带来巨大的经济损失。有些超市为了避免这样的情况发生，就会对物流管理投入大量的人力。虽然这样解决了物流方面的问题，但是这又有悖于管理学的原则，效率低，浪费了人力资源，解决不了根本性的问题。

通过Internet加强超市与供货商之间的信息连接，帮助超市完成物流管理。经过以上分析，本系统必须具有以下功能：

l         销售人员可以通过系统将销售量，库存量报告给经理

l         顾客可通过系统传达需求量信息

l         经理通过系统可以查询到销售，库存，需求的信息

l         系统通过网络与供货商传递价格，需求量等信息

l         系统可以作信息分析

l         经理查询数据分析，并作出决策

(2)  顾客难与超市互动，使购物效率大大降低。

顾客购物，最想了解的就是商品的价格和质量。而在超市里面，销售人员数量很少，顾客无法询问到商品的优缺点，不能就商品的价格和质量进行对比，这样就降低了顾客的购买欲。还有，很多顾客对超市货物摆放的位置不了解，常常会因为要去找某个商品而耽误大量时间，给顾客购物造成了很大的不便。还有一些大超市，在购物高峰期，经常出现收费台收费速度跟不上，造成顾客缴费时拥挤不堪，排很长的队伍。超市应有会员服务，对会员的管理也是一个复杂的问题。经过我们调查，××超市由于规模较大，上述这些问题都存在，且比较严重。

l 建立POS零售系统

l 顾客可从导购台上，通过触摸屏，查询到商场介绍、营业区分布，商品购买指南，声文并茂地获得所需的信息，查询信息内容可定制。

l 通过安装条码扫描仪，顾客可从查询机上查到商品价格，有关商品证书等通过输入密码，超收工作人员可以进行盘货，核对价格。

l 支持多种收款方式：顾客交款、营业员交款。

l 支持会员制折扣卡销售，可以采用严格会员制或自由会员制。

l 记录顾客信息、累计顾客消费金额等功能。

l 支持多种付款方式：现金、支票、信用卡IC卡、信用卡磁卡、记帐、赠券等。可同银行提供的数据接口直接进行数据交换。

l 支持多种促销方式：折扣、折让、VIP优惠卡、赠送。

l 允许退货及错误更正。

l 收款员非常规操作记录，有助于减少财务损失，方便汇总打印各种营业报表。

l 前台交易开单、收款、退货、会员卡、折扣和优惠等

l 下载后台资料和将清款后的业务数据上传后台

l 完成前台交易中的扫描条码或输入商品编码、收款、打印收据、弹出银箱等一系列操作

(3)  财务，帐目管理混乱，透明度低。

超市财务管理一直都存在一些问题：

l         财务人员工作量大：

大量的报表：日报表:

　　    收款员明细日报表；收银员部门日报表

　　    收款机明细日报表；收款机部门日报表

　　    营业员明细日报表；大类时段分析表

　    　日商品实时明细表；日商品销售排名表

　    供应商日销售明细；日商品优惠明细表；日商品退货表

月报表:月度分类统计表

　　   月商品销售排名表

　　   月商品优惠统计表

　　   月商品退货统计表

结账：　商品帐、柜组帐、部门帐、客户帐。

帐务平衡检查

帐务规则检查

检查各个部门是否有违规操作

统计报表

提供各种报表，包括常用报表和自定义报表

l         财务管理不透明

l         报表，结帐，进货退货表可自动运行，减少系统管理员的工作量

l         可及时发现计算机系统或人为造成的错误

l         生成监测报告通知系统管理员

（4）系统安全问题

信息系统尽管功能强大，技术先进，但由于受到自身体系结构，设计思路以及运行机制等限制，也隐含许多不安全因素。常见因素有：数据的输入，输出，存取与备份，源程序以及应用软件，数据库，操作系统等漏洞或缺陷，硬件，通信部分的漏洞，企业内部人员的因素，病毒，“黑客”等因素。因此，为使本系统能够真正安全，可靠，稳定地工作，必须考虑如下问题：

l         为保证安全，不致使系统遭到意外事故的损害，系统因该能防止火，盗或其他形式的人为破坏

l         系统要能重建

l         系统应该是可审查的

l         系统应能进行有效控制，抗干扰能力强

l         系统使用者的使用权限是可识别的

2.2目标

(1)    顾客可从导购台上，通过触摸屏，查询到超市介绍、营业区分布，商品购买指南，声文并茂地获得所需的信息，也可通过零售POS系统实现多种购物方式。

(2)    提高工作人员的正确性，省略了手工核对的工作量。

(3)    超市管理者从繁重的传统式经营管理中解脱出来，并且有更多的时间从事于管理工作，工作重心逐渐转到管理上来，进一步提高了工作效率。

(4)    采购人员查询本系统，可以更直接、有效地获得商品情况，了解到商品是否畅销或滞销。

(5)    销售管理人员根据商品的销售情况进行分析，以进行下一次的销售计划。

(6)    财务人员能更加清楚地了解库存情况、帐款余额、毛利等财务数据，通过更好地控制成本和费用，提高资金周转率。

(7)    超市管理者把握住商品的进销存动态，对超市各种资源的流转进行更好的控制和发展。

2.3数据流程图

通过对超市现行的人工系统经过调查研究后，已经基本了解了超市的业务过程，而且也知道了超市经理想利用系统进行业务管理的想法和要求。

l         商品销售信息直接输入系统

l         商品库存量输入系统

l         顾客购买的商品，如果脱销，则将商品名称编号输入系统

l         通知物流管理部门向供货商订货

l         物流管理部门根据要求，将待定商品汇总，填写多份订货单

l         当受到供货商的发货单时，物流管理部门根据要求验收

l         验收后，把与每种商品有关的数据，如名称，编号，数量，单价，供应商名称等记录到应付款帐目中

l         将验收商品入库，并修改库存量

l         帐务管理系统收到供应商的应付款通知单后，要与应付款明细帐核对，正确无误后才能付款

l         修改会计总帐

l         按周，月，年定期编制库存，销售，会计报表，提交给超市经理

l         经理可随时查询库存量，销售量和业务情况

根据上述内容，首先确定系统的外部项，其次要确定系统的输入和输出，最后逐层画出数据流程图。

该系统的外部项共有4个：顾客，销售人员，供货商，超市经理。

 

系统输入/输出表

输入

来源

 

输出

去处

定货单

顾客

 

不合格订单

业务员或顾客

付款

顾客

 

发货单

顾客

到货通知单

供应商

 

发票

顾客

付款通知单

供应商

 

付款

供应商

电话咨询

顾客

 

报表

经理

公司情况查询

经理

 

商品库存量

经理

第一层数据流程图要反映超市最主要的业务，这是我们无须详细描述主要的业务处理。这个地方外不想使顾客和供应商。

该图表示系统从顾客那里接受购物要求，把书卖给顾客。当货存不足时，超市便向供货商发出订货要求，以满足销售的需要。但是该图没有反映帐务，“销售”和“采购”也没有分开表示，只是高度概括地反映了超市的业务，需要做进一步扩展。

 

上图是扩展后的第二层数据流程图。

当顾客的订货要求被接受以后，就要按照顾客所购商品以及需要的数量查找库存量，取定是否能够满足顾客的订货要求。如果能够完全满足，就给顾客开发货单，并修改相应的商品库存量；同时还要通知财务部门作帐。如果只能满足一部分或完全不能满足顾客要求，就把不能满足的商品记录下来，并通知物流管理部门，及时向供货商发出订货要求。当供应商接到超市的订货要求，把商品发过来，物流管理部门要办入库手续，修改库存量，同时向销售部门发出到货通知。财务部门接到供货商的发货通知单后，应该准备办理付款业务，并作帐。

2.4系统功能

超市（连锁店）管理系统

接收总公司（配送中心）发送过来的数据，并将本地发生的业务数据上传到总部。同时作为零售前台（POS）系统的后台管理系统，负责完成零售资料设置和业务处理，包括前台所需的会员卡、促销、打折、赠送等资料的设置，全面的零售统计报表，零售可按货品、时段（班次）、收款员、供应商、结算方式、经办人、客户、客流量等统计汇总，提供零售每日销售金额统计表、每月销售金额统计表、零售毛利表，查询结果可随意排序（排行榜）。

该系统包含六个对象，包括：总经理，超市经理，营业员，财务管理人员，供货商，客户。

系统用例：

总经理：对超市经理进行管理，通过超市经理，管理整个系统

超市经理：销售管理，货源（物流）管理，财务管理

营业员：销售管理，因为要向系统提供货架管理信息，所以也参与货源管理

财务管理人员：具体财务管理

供货商：货源（物流）管理

                  

2.5系统开发步骤

l         确定参与者和相关的用况

l         为每个用况设计过程

l         建立顺序图，确定每个脚本中对象的协作

l         创建类，确定脚本中的对象

l         设计, 编码, 测试, 集成类

l         为过程编写系统测试案例

l         运行测试案例，检验系统

2.6用户的特点

本系统的用户包括3类：

1. 使用者：总部、分公司及经营部的人力资源部（行政部门）的所有人员，执行该系统的大部分操作（输入、查询），为其经常性工作。该部分人员电脑使用水平为初、中级，一般会使用windows xp 、office系列以及收发电子邮件。

2. 查询者：总部、分公司及经营部的领导，他们一般为进行人事方面的决策执行查询统计操作，为其为间断性工作。该部分人员电脑使用水平为初级（少数可能有中级水平），一般会使用windows xp等系统软件。

3. 其它使用者：超市所有员工为本系统的基本对象。他们在某些情况下会使用本系统。还有客户查询，消费等。。

2.7假定与约束

关于用户权限：（希望建立一个多维的用户权限管理，单位等级、薪金权限、操作权限等）单位权限：上级单位可以察看下级单位所有人员信息；基层单位只能察看自己所有人员信息。薪金权限：只有经过授权的人员才能察看，其他人员的薪金状况，（与单位等级有一定关系）。操作权限：本单位只能对本单位的员工情况进行操作（输入、修改），同时可以对由其直接任命的人员进行相应操作。如总部对总部所有员工进行相关操作，同时对根据规定由总部任免的人员进行相关操作，如分公司总经理、经营部经理、分公司财务经理等。分公司或经营部只有对总经理等人进行查询权限。

对输入的数据的格式进行判断，如果不合法则进行提示。

4小结

合传统管理模式相比较，使用本系统，毫无疑问会大大提高超市的运作效率，辅助提高超市的决策水平，管理水平，为降低经营成本， 提高效益，减少差错，节省人力，减少顾客购物时间，增加客流量，提高顾客满意度，增强超市扩张能力， 提供有效的技术保障。