应付帐

三. 应付帐

综述

现状

国际集团有多种采购模式，现描述如下：

l        国内采购
采购订单，发货

发票，付款

各子公司直接对供应商下订单，供应商对各子公司发货，供应商开发票给各子公司，各子公司匹配发票、订单、收货记录，核对无误后，向供应商付款。

l        海外采购
采购订单，发货

发票，付款


各子公司按照需求，向顶益(BVI)、顶杰(开曼岛)提出采购请求，由顶益(BVI)、顶杰(开曼岛)向海外供应商下订单。海外供应商直接向各子公司发货，各子公司将验收单提交顶益（BVI〕、顶杰（开曼岛〕、海外供应商开发票给顶益（BVI）、顶杰（开曼岛），顶益（BVI）、顶杰（开曼岛）开发票给各子公司、各子公司付款给顶益（BVI）、顶杰（开曼岛），顶益（BVI）、顶杰（开曼岛）付款给海外供应商。

海外采购涉及担保业务

  

未来的设想

未来的应付帐子系统将包括供应商主数据定义，预付款请求处理，预付款处理，发票处理，发票清预付款，手工付款处理，自动付款处理，对帐单处理。

未来的应付帐子系统与其它子系统是紧密集成的，与采购有关的供应商发票由采购模块导入应付帐子系统。

未来的业务处理，对于海外采购，将把海外公司作为国内各采购公司的供应商，把海外供应商作为海外公司的供应商，都走应付帐流程。将顶新工程看作普通供应商，走关系企业往来交易程序，顶新工程本身采购、应付帐处理在顶新工程专案中解决，不列入本报告。

在未来作业处理中，与采购作业无关的非备用金付款都将走应付帐流程，如薪资付款，与之相对应，由财会部替各受款方建立主数据。

应付帐系统内，所有付款都采用自动付款处理。

未来的系统中，通过SAP R/3的特别总帐处理来区别关系企业的应付货款、应付设备款、应付融资款。

未来的系统中，在途和暂估会计作业月末由系统自动评估，下月初系统自动冲回。

自动付款、利息计算及汇票管理将在现金管理部分描述。

与其他模块的集成

应付款在系统与采购，总帐，资金管理有数据交换。

 

 

 

主要业务流程

供应商类主数据建立

现状与需求综述

供应商数据存放于MFG/PRO，帐务系统不能共享。每个供应商作为一个二级分类帐，编入会计科目。

其它应付款所涉及受款单位作为二级科目，编入会计科目，并没有建立供应商主数据。

解决方案

未来的系统将建立集中供应商主数据，由品保部门决定供应商编码，采购、帐务分别维护各自数据，帐务部门仅维护与帐务控制有关数据。

在未来的系统中，帐务部门负责受款方的编号，帐务主数据的维护。

处理流程

功能说明

“维护主数据”：财务部维护供应商，受款方的统驭科目。付款条件，银行帐号等数据。

作业功能组织示意图

关键数据

公司代码，统驭科目。

预付款处理

现状及需求综述

预付款科目按请款部门划分，并不按供应商划分。预付款清款由请款部门控制。会计部门缺乏严格控制。国际集团希望与采购有关的预付款与采购订单挂钩。

解决方案

预付款和供应商、受款方挂钩，为采购订单所付的预付款，在预付款请求，预付款传票中输入相应采购订单号，以方便预付款与发票间清帐。

预付款请求部门输入预付款请求，由财务部门审核预付款请求，审核通过后，下达预付款请求。由自动付款程序作预付款付款处理。

处理流程

功能说明

“维护预付款请求”：预付款请求仅仅是一种票据，并不产生帐务处理，维护预付款请求就是将预付款请求输入系统。

“下达预付款请求”：批准预付款请求，使它能被后续处理，如付款等。

“冻结预付款请求”：冻结预付款请求使预付款请求不能被后续处理，如付款等。

担保的处理

现状及需求综述

集团总部帐务处理有担保的业务。

解决方案

将担保处理与供应商、受款方挂钩，但与供应商、受款方明细帐其它业务处理区分开，仅仅反映或有负债，并不后续收付款处理。

处理流程

功能说明

“挂入供应商/受款方明细帐”：将担保单作为一种特别业务处理挂入供应商明细帐，它仅仅是注释。说明或有负债，并无后续收付款处理。

作业功能组织示意图

关键数据

供应商编号，受款方编号，公司代码

发票处理

现状及需求综述

与采购处理相关的供应商发票，由请款单位开出请款单，成本会计审核后，将请款单连同发票送至会计部门，会计部门审核后，进行发票处理，付款处理。折扣由采购部门决定，制作请款单时考虑。

解决方案

未来的系统是一个集成系统，它提供一套完整控制方法。建议国际集团采用如下方法：采购部门接到供应商发票后，由发票输入小组成员输入供应商发票进系统。此时供应商发票仅是预制传票，并不产生任何帐务处理，然后由会计部门的发票审核小组成员匹配采购订单，收货记录，供应商发票，决定是否下达供应商发票，一旦下达供应商发票，供应商发票将入帐。付款条件（包括折扣，付款期）存放在发票上。财务部门运行自动付款程序，完成付款处理，自动付款程序将考虑折扣，决定建议付款额。

处理流程

 

功能说明

“输入供应商发票”：将供应商发票输入系统，作为预制传票，暂存于系统，并不产生任何帐务处理。

“审核供应商发票”：
对有采购订单订单发票的处理：匹配采购订单，收货记录，供应商发票，以决定供应商发票是否正确。
对无采购订单订单发票的处理：审核发票及有关单据，以决定供应商发票是否正确。

“下达供应商发票”：批准审核通过发票，产生帐务处理。

作业功能组织示意图

关键数据

公司代码，供应商编号，统驭科目，会计期间

保留尾数处理

现状及需求综述

海外采购及设备工程款帐务处理涉及保留尾数业务，所谓保留尾数是指收货验收后，按照合同保留一定比例金额作为尾数暂不付款，待后续进一步检验后，按情况决定是否付尾数。

解决方案

对于涉及保留尾数业务的采购、工程项目，输入发票时，将合同规定尾数作为冻结应付款，暂不付款，后续检查完后，决定是否付款。

输入供应商发票时，将应付帐分成二部分，对应于尾数部分作冻结处理，例如：一笔壹万元采购，该合同有10%尾数，输入发票时作如下分录：

借：   对应科目   10000

   贷：   应付帐     9000

          应付帐     1000 （冻结）

处理流程

发票输入流程参见3.3.3.2.1

保留尾数的后续处理流程：

付款处理

现状及需求综述

国内付款采用手工付款方法，海外采用自动付款。付款方式有：支票，现金，汇票，信用证，电汇，银行承兑汇票。

解决方法

采购部门及帐务部门输入发票时，在备注中注明清那笔预付款，财务部门审核发票时，以此手工清预付款、发票。采购部门可以查询预付款资料。

付款采用自动付款方式，在现金管理中描述。付款入帐后，将产生的付款通知单用传真发送给对方。

信用证存款，银行本票等将通过专设科目管理。

处理流程

 

功能说明

“预付款清发票”：用对供应商预付款抵消应付款。

作业功能组织示意图

关键数据

供应商编号，公司代码

 

产生其它付款的处理

现状及需求分析

现有系统中，其它付款在总帐中手工处理。国际集团有加强付款管理的需求。

解决方案

正如综述所言，在未来的系统里，其它非备用金付款走应付帐流程，用SAP R/3应付款各种处理功能处理其它付款。

处理流程

功能说明

参见前面

业务功能组织示意图

关键数据

受款方编号，公司代码，会计期间

其它付款的付款处理

现状及需求综述

国内付款采用手工付款方法，海外采用自动付款。付款方式有：支票，现金，汇票，信用证，电汇，银行承兑汇票。

解决方法

帐务部门输入发票时，在备注中注明清那笔预付款，财务部门审核发票时，以此手工清预付款、发票。

付款采用自动付款方式，在现金管理中描述。付款入帐后，将产生的付款通知单用传真发送给对方。

处理流程

 

功能说明

“预付款清发票”：用对受款方预付款抵消应付款。

作业功能组织示意图

关键数据

受款方编号，公司代码

报表需求

l        供应商、受款方余额表

l        预付款报表

l        帐龄分析表

l        供应商、受款方余额明细表

未来可能的改进

B级功能

l        付款通知自动传真发送

C级功能

l        供应商催款

l        供应商付款请求